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Ficha documental y etiqueta QR

Código QR documentalEl QR abre la página de verificación del documento.
✓ Abrir verificación ⬇ Ficha PDF Etiqueta 50×30 Etiqueta 70×40 Etiqueta 100×50 Etiqueta en hoja A4
Recepción documental

Registrar documento recibido

Registra origen, seguimiento, OCR y archivos de respaldo.

Clasificación inteligente V8

Adjunta un PDF o imagen y pulsa “Analizar adjuntos”.

Adjuntos del recibido

V8 puede extraer texto digital u OCR visual, clasificar el documento e indexarlo para búsqueda.
Control de existencias

Novedad o ajuste de inventario

Esta pantalla es para pérdidas, daños, vencimientos, devoluciones y correcciones. Para entregar productos a personas o comunidades usa “Repartir”.

Importante: una entrega normal no es una pérdida ni un ajuste. Registra las entregas desde Distribución / Repartir para que el sistema descuente el saldo y conserve la comunidad, receptor y evidencia.
Selecciona un producto para consultar el saldo disponible.

Historial del producto

Sin movimientos manuales.
Trazabilidad de donación

Registrar donación

Registra el donante, productos, respaldos y distribución sin perder el contexto.

1

Datos del donante

Primero registra quién entrega la donación y el contexto básico del ingreso.

Próximo pasoCompleta el registroGuarda la donación para activar reparto, evidencias e informe.

Donante frecuente

Selecciona POFASA u otro donante registrado para llenar sus datos automáticamente.

2

Relaciones y respaldo

Conecta la donación con empresa, vinculación, proyecto y documento de soporte.

Relaciones DOK-U

Relaciona esta misma donación con empresa, vinculación y proyecto. No crea registros duplicados.

Quién recibe

Selecciona una persona registrada para completar nombre, cédula y entidad receptora.

3

Productos y reparto

Registra los ítems recibidos y luego controla cómo se distribuyen sin perder saldos.

Detalle de la donación

Registra uno o varios productos, bienes, servicios o aportes económicos.

DescripciónCantidadUnidadPeso kgValor unit.Valor total

Reparto y distribución

Cada visita, persona, familia o comunidad puede registrarse como una entrega independiente. El saldo se descuenta automáticamente.

Guarda primero la donación para registrar entregas.
4

Evidencias y control

Aquí subes fotografías, documentos y revisas el análisis OCR de los respaldos.

Evidencias de recepción

Fotografías de llegada, productos recibidos, descarga o cualquier evidencia visual de la donación.

Control OCR de respaldos

Adjunta el acta, guía, factura o comprobante y pulsa “Analizar documentos”.

Documentos de la donación

Sube cada documento por separado. El sistema lo renombra automáticamente con un consecutivo anual.

0 documentos vinculados.
Ejemplo: guía → DON-2026-0001.pdf · acta → DON-2026-0002.pdf. Cada documento tendrá botón para Ver documento, Descargar PDF y QR / Etiqueta. El nombre original se conserva en la ficha interna.
5

Informe y cierre

Genera el informe integral y deja lista la documentación final de la donación.

Cierre documental

Informe integral de la donación

Genera un PDF consolidado con datos de recepción, productos, documentos de respaldo, distribuciones, firmas y evidencias registradas.

Generar informe PDF Acta de recepción Constancia de recepción
Guarda primero la donación para habilitar el informe.
Paso 1 de 5
Directorio social

Registrar beneficiario

Mantén una ficha clara y reutilizable para futuras entregas.

Productos a repartir

Solo puedes entregar hasta el saldo real disponible. Pérdidas o daños se descuentan desde “Novedad / ajuste”.

ProductoDisponibleCantidad a repartirPeso kgObservación

Evidencias de entrega

Cada evidencia recibe código EVI anual, fecha, categoría y descripción. Desde el celular puedes abrir directamente la cámara.
Constancia digital

Firma de recibido conforme

Captura la firma de manera clara desde celular, tablet o computador.

Firme dentro del recuadro. En teléfono o tablet puede utilizar el dedo directamente sobre la pantalla.
Firma dentro del recuadro.
Esta función registra una imagen de firma manuscrita, fecha/hora y huella SHA-256 para trazabilidad interna. No sustituye por sí sola una firma electrónica certificada o cualificada cuando una norma exija ese nivel.

Directorio de donaciones

Donantes

Separa los aportes únicos de quienes mantienen una relación recurrente con la Fundación.

Donantes ocasionales

Personas o empresas que realizaron un aporte puntual: camas, colchones, pañales, muebles, alimentos u otros bienes.

Donantes frecuentes

Perfiles con seguimiento recurrente habilitado.

Configuración para donaciones recurrentes

Estos datos se completarán automáticamente al crear una nueva donación de este donante.

Personas que reciben

Personas autorizadas o habituales para recibir donaciones.
Expediente digital

Expediente digital

Organiza la información principal y vincula documentos relacionados.

Nueva ubicación física

Archivar elemento físico

Selecciona un elemento para ver su referencia.

Movimiento de archivo físico
Administración de doku

Configuración

Organiza identidad, numeración y firmantes desde un solo lugar.

Datos generalesInformación usada al generar documentos y verificar códigos.
Identidad documentalLogotipos utilizados en encabezados y PDFs institucionales.
Logo Gaby
Gaby
Logo Fundación Reina Caspigasi
Fundación Reina Caspigasi
Logo Fundación
Fundación COR IESU
Logo Grupo de Apoyo
Grupo de ApoyoSe fija a la derecha cuando participa en el encabezado.
Numeración oficialIndica el último número usado. doku asignará el siguiente al emitir.
ConsejoNo cambies el contador después de emitir documentos oficiales salvo que estés corrigiendo una migración.
Correos automáticos de donacionesEnvía agradecimientos después de confirmar el pago y conserva un historial por cada donación.
Firmantes autorizadosAdministra datos, firma y sello de las personas autorizadas.

Agregar nuevo firmante

Historial de versiones

V8 conserva puntos de recuperación durante la edición y antes de cambios importantes del flujo.

Centro de respaldos V8

Respaldo integral

Incluye base de datos, adjuntos, PDFs oficiales y firmas/sellos privados. El sistema crea además un respaldo automático diario.

Importante: V8 permite crear y descargar respaldos de SQLite o PostgreSQL, además de los archivos institucionales. La restauración se mantiene fuera del panel para evitar reemplazos accidentales de la base institucional.
Seguridad y acceso

Usuarios y permisos

Administra quién entra a doku y qué nivel de acceso tiene.

Directorio de usuariosBusca y selecciona una cuenta para editarla.
Crear usuarioDefine los datos de acceso y el rol.
Vinculaciones y Alianzas

Nueva vinculación

Selecciona primero el tipo de vinculación.

Tipo de vinculación

Esto organiza el expediente y no modifica numeraciones de otros módulos.
Expediente

Vinculación

Más
Participantes

Agregar persona

Registro manual del participante.
Expediente digital

Nuevo registro
Expediente digital

Crear documento

Selecciona un modelo. DOK-U completará automáticamente los datos ya registrados.
Proyecto · Expediente digital

Crear documento de proyecto

Selecciona una plantilla exclusiva del proyecto. Los datos registrados se completarán automáticamente.

Documentación del proyectoEstas plantillas están separadas de los documentos generales de Vinculaciones y Alianzas.
Propiedad Intelectual / Obras

Registrar obra

Autoría y titularidad se registran por separado y nunca se transfieren automáticamente a COR IESU.

Protección de derechosEl registro o gestión de una obra a través de Fundación COR IESU no constituye por sí mismo una cesión de derechos a favor de la Fundación.

Identificación

Autoría y titularidad

Trámite y registro
Documento de vinculación

Documento

Expediente

ContenidoPuedes editar, agregar o eliminar párrafos antes de generar el PDF.
FirmantesSelecciona hasta tres firmantes registrados en DOK-U.
ComplementosInformación opcional que aparecerá al final del documento.
Seguridad

Cambiar contraseña

Usa al menos 8 caracteres y combina letras, números y símbolos.
Convenios

Nuevo convenio

Controla vigencia, responsables y firmantes sin perder el historial.

Firmantes

Selecciona uno o varios firmantes registrados. El orden puede modificarse.
Convenio

Acción
Pago confirmado

Detalle de donación online

Comunicación

Correos de esta donación

Ficha PDFComprobante PDF
Solicitud web

Detalle
WordPress ↔ DOK-U

Conexión de formularios

Copia estos datos en WordPress → DOK-U Forms → Conexión DOK-U.

Shortcodes WordPress[doku_form slug="donaciones-web"][doku_form slug="voluntariado-web"][doku_form slug="empresas-alianzas-web"]
Ayuda rápida

Cómo moverte en doku

Atajos y guía para encontrar cada tarea sin recorrer todo el menú.

Gestión diariaInicio resume todo. Seguimiento reúne pendientes y Alertas muestra lo urgente.
Acción socialUsa Donaciones para recepción, reparto y cierre, y Beneficiarios para el historial de ayudas.
Documentos y archivoDocumentos emite oficios, Recibidos controla correspondencia y Expedientes agrupa información.
Encontrar informaciónUsa Búsqueda para consultar todo el sistema y QR cuando tengas un código físico.

Atajos de teclado

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Alt + NNuevo registro según el módulo
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EscCerrar ventana activa
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